Моделювання бізнес-процесів за допомогою Fox Manager Functional Model

У програмі Fox Manager Functional Model Ви можете легко побудувати будь-який бізнес - процес, визначити входи і виходи процесу, зробити посилання з функції на документ або запис, параметр контролю, усні вказівки або іншу посилання. Програма написана таким чином, щоб Ви не змогли допустити грубі помилки при побудові організаційної структури підприємства і процесів. Функції аналізу допоможуть Вам правильно встановити підпорядкованість в організаційній структурі, сформувати департаменти, розподілити відповідальність і перевірити правильність побудови процесів.

Багата функціональність програми дозволяє сформувати різні звіти, посадові інструкції персоналу та положення про департаментах і підрозділах за умови, що Ви виконаєте кілька простих правил при побудові бізнес-процесу.



Ось кілька правил, які потрібно засвоїти перед тим, як приступити до моделювання процесу:

Правило № 1
Для отримання хороших документів деталізуйте процеси до одного виконавця. Не слід захоплюватися деталізацією, непотрібно покроково розписувати те, що вже є в робочій інструкції або керівництві, краще зробіть посилання з функції на документ.

Правило № 2
Не допускайте процеси (покрокові схеми), де за всі функції несе відповідальність одна людина, і немає жодної взаємодії.

Правило № 3
Задавайте функції в такому вигляді, щоб вони були читабельними в інструкціях і положеннях.

Правило № 4
Не перевантажуйте процес контролюючими, аналітичними і керівними функціями. Слід пам'ятати, що головні функції в процесі таки виконавчі. Потрібно зауважити, що при перегляді процесу перші кандидати на виключення - саме додаткові функції (керівні, аналітичні та контролюючі). Перевантаживши процес цими функціями, Ви тільки додасте собі роботи в майбутньому.

Правило № 5
Добре продумайте процес перш ніж приступити до роботи. Ніколи не приступайте до роботи з побудови процесу, якщо Ви в ньому не впевнені і перебуваєте в стані пошуку компромісу між тим «як є» і «як має бути». Це призведе до засмічення посадових інструкцій і положень про підрозділи неіснуючими функціями.

Умовно програму Fox Manager Functional Model можна розділити на 3 функціональних елементи :
- Організаційна структура - управління та аналіз структури;
- Процеси - управління та аналіз процесів;
- Звіти і документи - управління звітами і документами.



Управління структурою підприємства

Робота керівника нагадує роботу архітектора: його завдання - побудувати каркас і стійкі зв'язки в такому складному організмі як підприємство. На жаль, ліміт великих відкриттів у цій області давно вичерпався, і за кілька століть практики утворився міцний теоретичний фундамент технології побудови організаційних структур, але це не означає, що Ви не зможете знайти ідеальний варіант структури Вашого підприємства.

Як каркас в даному випадку можна розглядати структуру підприємства. Для того, щоб каркас був міцним, необхідно правильно закласти фундамент, який витримав би спроектовану Вами надбудову.

В якості фундаменту розглядаються початковий капітал і ресурси. Як ресурсів нас цікавитиме, насамперед, персонал, який створює матеріальні цінності. Матеріальні цінності приносять дохід підприємству, за рахунок якого існує додаткова і керівна надбудова за умови, що на підприємстві не використовуються новітні технології виробництва, які не вимагають людської участі. З точки зору логіки, кількість додаткового і керівного персоналу не повинна перевищувати кількість виробничого персоналу. Керівництво підприємства може встановити правила, за якими буде будуватися організаційна структура (така практика існує при відкритті нового підприємства). Що стосується реструктуризації підприємств, тут все набагато складніше, і для подібних перетворень необхідний аудит організаційної структури і функцій для того, щоб оцінити, «що є», і зрозуміти, «що ми з цього можемо створити».

Аналіз і продумане побудова організаційної структури - це не що інше, як спроба поліпшити діяльність підприємства, хоча керівники, проробляючи таку роботу, не завжди усвідомлюють її необхідність і важливість. Саме в правильно побудованої організаційній структурі багато сучасних менеджери бачать ключ до ефективного управління. Малюючи квадратики з назвами посад і стрілочки, кожен менеджер прагне знайти той самий унікальний варіант, який, на його думку, покликаний вирішити всі проблеми управління підприємством.



Організаційна структура підприємства виділяє основні структурні ланки компанії, визначає напрямок їх діяльності, завдання, які вони вирішують, права та обов'язки, якими вони наділені. Організаційна структура компанії - це основоположний документ для будь-яких управлінських дій. Без організаційної структури на підприємстві неможливо впровадити регулярний менеджмент.

Саме тому першою дією при створенні підприємства завжди буде розробка організаційної структури, заснована на аналізі зовнішнього середовища, компонентів менеджменту або бізнес-плану. Багато підприємств досі використовують штатний розклад як основний структурообразующий документ організації. Ви теж можете сказати, що організаційну структуру може успішно замінити штатний розклад. Слід зауважити, що організаційна структура підприємства і штатний розпис - це не одне і те ж. У штатному розкладі прописуються всі посади з прив'язкою до персоналу та фонду оплати праці. Штатний розклад не дозволяє керівнику побачити структурні і функціональні зв'язки і тому відображає структуру компанії дуже однобоко і умовно.

Тому одна з основних груп функцій у програмі Fox Manager Functional Model - це моделювання та управління організаційною структурою.

Багата функціональність програми дозволяє побудувати організаційну структуру і максимально візуалізувати інформацію в структурних схемах. За допомогою функції управління відображеними полями ми можемо побачити в побудованій структурі наступне:
- Найменування посади;
- Категорії посади;
- Найменування департаменту, якому належить дана посада;
- Співробітники, які займають посаду/і;
- Кількість вакансій по кожній посаді;
- Найменування додаткових обов'язків персоналу (позаштатні обов'язки);
- Додаткові обов'язки персоналу;
- Найменування суміщених
- Посад;
- Найменування процесів;
- відповідальність персоналу за процеси .

Деякі просунуті "знавці" презирливо називають програми з моделювання бізнес-процесів « малювалки ». Слід сказати , що це не так: в кожну з таких програм вже закладені якісь суб'єктивні поняття розробника з моделювання бізнес-процесів та управління .



Набір функцій в таких програмах набагато ширше. У нього , безперечно , входить не тільки малювання ( графічна візуалізація процесу) , а й численні функції по створенню звітів , документів , аналізу процесів , даних. Програма Fox Manager Functional Model в цьому сенсі не виняток. У програму введено функції з обробки даних та складання звітів , побудови різних діаграм , аналітичні функції . Наприклад , ми можемо провести аналіз організаційної структури і усунути грубі помилки, допущені топ- менеджером або керівником при її побудові .

Можливості програми дозволяють спроектувати структуру підприємства з погляду підрозділів підприємства .

Управління інформацією про підрозділи побудовано аналогічно управлінню інформацією про співробітників (це дозволяє створювати положення про підрозділи і структурних групах).

Для побудови функціональної моделі та отримання повної картини по відповідальності , процесам і розподілу функцій серед персоналу і підрозділів підприємства в програмі Fox Manager Functional Model , ми пов'язуємо елементи організаційної структури з процесами і компонентами менеджменту - маркетингом , логістикою , виробництвом , послугами та іншими компонентами.