Організаційна база знань віконної компанії: структура та бізнес-процеси

Віконні компанії усвідомили ідею навчання комерційного персоналу, тому тренінги та семінари на тему сервісного обслуговування клієнтів для фахівців з монтажу, майстрів по вимірах і менеджерів з продажів стали вже необхідністю і нормою. Але все частіше виникає питання, як контролювати персонал, де взяти ці контрольні інструменти, що дозволяють чітко задати критерії оцінки, визначити функціональність і відповідність персоналу посадам, причому не тільки комерційного відділу, а й всієї віконної компанії в цілому.

Після низки досліджень і проведеного аналізу виникла необхідність розробки нового продукту, що дозволяє економити ресурси підприємства з точки зору ефективності управління людьми та організації виробничих процесів, продукту, який може використовуватися для складання матеріалів з ​​навчання персоналу, для визначення посадових функцій персоналу, для подальшої атестації співробітників і багато чого іншого. Сьогодні управлінцям потрібен такий продукт, який зробить прозорим і контрольованим механізм управління людськими ресурсами, і бізнес-процесами, при цьому залишаючись продуктом «приземлено » практичним і функціональним, що створює якусь «базу знань» віконного підприємства. Fox Manager Functional Model - програма для побудови функціональної моделі підприємства та моделювання бізнес-процесів



Наш світ розвивається з величезною швидкістю: все прискорюється, змінюються технології виробництва і управління сучасним бізнесом. Якщо Ви не встигаєте за цими перегонами і не думаєте про майбутнє, то у Вас його немає навіть у країнах пострадянського простору, де внутрішній ринок знаходиться в пасивному стані. Тому сьогодні підприємства, які хочуть досягти суттєвих результатів і вижити в умовах сучасного ринку, просто змушені будь-якими способами систематизувати свою діяльність, бути на крок попереду конкурентів, ефективніше управляти, краще контролювати, більше продавати й швидше розвиватися.

Дрімаючий демон управління

Поки демон управління Вашим підприємством тихо дрімає, Вам здається, що все, що у Вас є для управління і все, що Ви робили досі, правильно і достатньо. Стандартні, взяті з довідника, нічого не відображають інструкції персоналу, штатний розклад, в якому неможливо відобразити підпорядкованість, ніяких процесів і схем взаємодій. Але насправді Ваше управління плавно котиться за інерцією до анархії. Коли керівники підприємства зайняті нарощуванням прибутку, зменшенням витрат і боротьбою за виживання на ринку, вони про це не замислюються, але як тільки підприємство виходить на більш високий рівень розвитку:

- За оборотами ;
- Чисельності персоналу;
- Обсягами виробництва і продажів;
- Інвестиціям, перед ними обов'язково постає проблема оптимізації управління.

Зазвичай після першого «розборок» з функціями і відповідальністю персоналу керівники розуміють, що управління підприємством знаходиться в жалюгідному стані, і потрібні дії і система, які розбудять дрімаючого демона і допоможуть її оптимізувати.



В індійській міфології є демон фінансів - Генеша. Він весь час спить, пробудити його можна, тільки якщо дати сильний стусан ногою по хоботу, після цього він прокидається, починає виконувати свої бухгалтерські обов'язки і вважати «фінанси богів». Такий же стусан корисний і необхідний керівникам підприємств для того, щоб вони серйозно почали займатися системою управління. Помилково розраховувати на те, що керівники підприємств у силу якихось обставин (наприклад:

- Різкого зростання чисельності персоналу;
- Відкриття територіально віддалених дочірніх підприємств;
- Відкриття нових напрямків діяльності;
- Переходу на корпоративну систему управління;
- Впровадження нових технологій у виробництві (відкриття нових виробництв)
- Та інших)

самостійно приймуть рішення оптимізувати систему управління і побудувати бізнес -процеси. На це розраховувати не варто. Зазвичай такий «стусан» дають: інвестори, що вимагають від керівника побудувати бізнес - процеси підприємства ; власники, що вимагають звітності не тільки з фінансів, але і за структурою та управління; в разі необхідності сертифікації представники серйозних сертифікаційних органів, що ставлять керівника підприємства перед необхідністю застосування «процесного підходу» як ключової вимоги багатьох міжнародних стандартів.



Із завданнями оптимізації управління дозволяють впоратися програми з моделювання та управління бізнес -процесами.

Існує безліч програмних продуктів для моделювання бізнес- процесів, наприклад: ARIS, AllFusion Modeling Suite ( BPwin ), Rational Rose, Fox Manager, Business Studio, Ісор - ники. Ми розглянемо тільки два критерії подібного програмного забезпечення, які, з нашої точки зору, повинні цікавити користувачів більш всього:

- Ціна ;
- Використовуваний стандарт для опису бізнес -процесів. Програми з моделювання
- Бізнес- процесів можна розділити на 3 цінових сегменти:
- Ціновий сегмент з вартістю програмного забезпечення понад 5000 у.о.;
- Середній ціновий сегмент від 500 у.о. до 5000 у.о.
- І ціновий сегмент з вартістю програмного забезпечення до 500 у.о.

Використовувані стандарти:

- IDEF0 - найпоширеніший, але досить складний для розуміння і сприйняття стандарт. Представлення діяльності підприємства, як «чорного ящика», з нашої точки зору, вимагає або якихось особливих навичок, або тривалого дорогого навчання (слід сказати і про можливості людського мозку, для якого складно згорнути всю діяльність підприємства в один «гиперкуб») ;
- DFD - в основі даного стандарту лежать діаграми потоків даних, алгоритми для обробки даних досить складні і також вимагають додаткового навчання ;
- Flowchart - метод, який дозволяє покроково описати будь-яку діяльність, не вимагає додаткового навчання і навичок, простий, зручний і наочний (можна сказати, що якщо спеціаліст або топ- менеджер не може намалювати Flowchart свого процесу, то це взагалі не фахівець).

Ціновий критерій цікавить користувачів з точки зору можливих витрат на ПЗ, а використовуваний стандарт побудови з точки зору застосування ПЗ на підприємстві і випливають звідси додаткових витрат. Складнощі в роботі з програмним забезпеченням, як правило, вимагають додаткового навчання або набору персоналу для роботи і створення додаткових департаментів з метою технічного обслуговування, -все це несе додаткові витрати при покупці програми.



Програма Fox Manager Functional Model, яку ми представляємо, призначена для побудови бізнес -процесів підприємства, тобто для створення функціональної моделі підприємства ; знаходиться в середньому ціновому сегменті - 1 ліцензія коштує 900 у.о. (Версія Fox Manager Functional Model Pro) ; для побудови бізнес - процесів використовує простий і зрозумілий спосіб - Flowchart - з деякими ускладненнями і додатковими можливостями, що не вимагає дорогого навчання; досить уважно вивчити керівництво користувача програми, щоб зрозуміти, як будувати процеси запропонованим способом.

Fox Manager Functional Model - основна (базова) програма в системі, вона призначена для створення функціональної моделі підприємства або, іншими словами, для моделювання бізнес -процесів.

Що потрібно знати про моделювання бізнес-процесів

Моделювання бізнес- процесів - це єдиний спосіб, що дозволяє керівнику підприємства
- Побачити, які функції виконують співробітники та керівники всіх рівнів, і управляти цими функціями;
- Побачити структурні зв'язки між співробітниками підприємства та управляти цими зв'язками;
- Класифікувати функції і розрахувати процентне співвідношення функцій ( керівних, аналітичних, контрольних і виконавчих);
- Побачити, як взаємодіє підприємство з контрагентами, які функції вони виконують, і управляти цими взаємодіями;
- Побудувати детальну функціональну модель підприємства та управляти цією моделлю.

Моделювання бізнес-процеси дозволяє керівнику побачити дуже точну, чітку і керовану картину структурних зв'язків, функцій і взаємодій.